Oznaczenie wspólników spółki z o.o.
Zaczynając o początku – w § 1. umowy spółki wskazujemy stawających. Wzór rozporządzenia wskazuje tutaj pozycje od 1) do 3), jednak liczba wspólników nie jest w żaden sposób ograniczona. Stawający to osoby, które zostaną wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i inne podmioty (w tym spółki). W przypadku jednak, gdy tworzymy spółkę jednoosobową (tzn. mającą jednego wspólnika) jedynym wspólnikiem nie może być jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest to w zasadzie jedyne ograniczenie.
Firma spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
W § 2. umowy spółki wskazujemy firmę spółki. Firma spółki to po prostu jej nazwa, która musi kończyć się oznaczeniem formy prawnej (czyli w naszym przypadku musi zawierać dopisek „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”). Firmy tej spółka będzie używać w zawieranych przez siebie umowach, wystawianych fakturach, pieczęciach, itd. Istotne, aby firma ta odróżniała się od firm już istniejących spółek, szczególnie działających w tej samej lub podobnej branży. Brak cechy odróżnialności firmy spółki może prowadzić do odmowy rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku rejestracji pomimo wyboru firmy zbieżnej z firmą innej spółki – naraża wspólników m.in. na zarzut popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji polegającego na używaniu firmy innego przedsiębiorcy, co może wiązać się z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Starajmy się więc o to, aby firma była możliwie oryginalna, co dodatkowo może być istotnym elementem marketingowym.
Siedziba spółki z o.o.
W § 3. umowy spółki wskazujemy jej siedzibę. Siedzibą spółki jest miejscowość (np. Lublin), a nie jej konkretny adres. Co do zasady to w siedzibie spółki odbywają się zgromadzenia wspólników. Ponadto, w przypadku pozwania spółki, tzw. ogólną właściwością miejscową dla procesu toczącego się w wyniku złożenia przeciwko spółce pozwu będzie właśnie sąd jej siedziby (w podanym przykładzie – sąd w Lublinie).
Warto więc zadbać o to, by siedzibą spółki była miejscowość, w której spółka rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, lub przynajmniej miejscem, w którym w razie potrzeby mogą pojawić się członkowie jej zarządu.
Przedmiot działalności spółki (PKD).
W § 4. umowy spółki z o.o. należy wskazać przedmiot jej działalności, z uwzględnieniem kodu PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności). W celu zapoznania się ze sposobem oznaczania przedmiotu działalności zgodnie z Klasyfikacją, zachęcam do odwiedzenia wyszukiwarki kodów PKD. – https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd
Kapitał zakładowy spółki z o.o.
W § 5. umowy spółki wskazujemy wysokość kapitału zakładowego i liczbę udziałów na które się on dzieli. Wartość ta nie może być niższa niż 5000 złotych. Stanowi ona sumę wkładów, jaką wspólnicy będą zobowiązani wnieść do spółki (co nazywamy tzw. pokryciem kapitału zakładowego). W przypadku spółki zawieranej w systemie s24, wkłady mogą zostać wniesione wyłącznie w pieniądzu. Wykluczone jest natomiast wniesienie wkładów rzeczowych (tzw. aportów). W przypadku zakładania spółki z o.o. tradycyjną metodą, co wymaga sporządzenia aktu notarialnego, umowa spółki może zobowiązać wspólników do wniesienia wkładów rzeczowych. Możliwe jest wówczas także ustalenie, że wkład zostanie pokryty częściowo w pieniądzu, a częściowo aportem.
Udziały w kapitale zakładowym.
W § 6. umowy spółki wskazujemy liczbę udziałów, jaka przypadać ma na każdego ze wspólników. Co do zasady, jeżeli część udziałów nie zostanie uprzywilejowana, to stosunek liczby udziałów wspólników decyduje o ich znaczeniu w spółce (w tym sile głosu i udziale w zyskach i stratach spółki).
W tym miejscu warto zaznaczyć, że zawierając umowę w systemie s24 nie można uprzywilejować udziałów, jednak nie wyklucza to jej późniejszej zmiany w formie aktu notarialnego, która może uprzywilejować udziały na przykład zakresie prawa głosu czy uczestnictwa w zyskach.
Czas trwania spółki.
W § 7. umowy spółki nie możemy dokonać wyboru wariantów. Spółka z o.o. w systemie s24 może zostać zawarta jedynie na czas nieograniczony. W przypadku zakładania spółki w tradycyjny sposób, moglibyśmy wskazać, że spółka zawarta zostaje do określonego dnia lub na przykład na czas zrealizowania określonego przedsięwzięcia. System s24 nie daje nam tej swobody. W praktyce nie jest to jednak istotne ograniczenie.
Dobrowolne umorzenie udziałów w spółce z o.o.
W § 8. umowy spółki mamy do wyboru dwa warianty – różnią się one jedynie dodanym w Wariancie B postanowieniem ust. 3, zgodnie z którym udział może być umorzony za zgodą wspólnika w drodze jego nabycia przez Spółkę. Dobrowolne umorzenie udziału, o którym tutaj mowa, wymaga podjęcia przez zgromadzenie wspólników uchwały, a następnie zawarcia umowy zbycia udziałów celem ich umorzenia pomiędzy Spółką a wspólnikiem, którego wszystkie lub niektóre udziały mają zostać umorzone. Nie wdając się w tym miejscu w szczegóły – moim zdaniem nie warto wybierać Wariantu A i pozbawiać spółki możliwości umorzenia udziałów. Wariant A, poza skróceniem treści umowy spółki o jedną linijkę tekstu nie ma żadnych przewag nad Wariantem B.
Wkłady wyłącznie pieniężne.
§ 9. umowy spółki, jak widzimy, potwierdza to, o czym mowa była wcześniej przy okazji omawiania § 5. Pokrycie udziałów w Spółce zakładanej w systemie s24 może nastąpić jedynie przez wniesienie wkładów pieniężnych.
Zbycie lub obciążenie udziałów.
W § 10. wzorca umowy spółki znajdują się postanowienia dotyczące zbycia lub obciążenia udziału. Udziały w spółce z o.o. są zbywalne, co oznacza, że mogą być przeniesione na inną osobę np. na mocy umowy sprzedaży czy darowizny. Można również ustanowić na nich zastaw – zastaw taki może, ale nie musi ograniczać uprawnień wspólnika, którego udziały zostały zastawione. Zdarza, że np. bank zainteresowany ustanowieniem na jego rzecz zastawu na udziałach w celu zabezpieczenia swojej wierzytelności z umowy kredytu zawartej ze wspólnikiem, uzależni jego udzielenie od przyznania na jego rzecz, jako zastawnika, prawa do wykonywania głosu z udziałów. Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku ustanowienia użytkowania na udziałach.
W związku z powyższym, warianty A i C, jako wymagające zgody spółki na zbycie lub zastawienie udziałów, są wariantami zalecanymi w przypadkach, gdy wspólnikom zależy na zachowaniu stałego składu osobowego wspólników i pozbawieniu wpływu na losy spółki osób, które tymi wspólnikami nie są, co jest zazwyczaj ważne w mniejszych spółkach.
Natomiast warianty B i D, jako niewymagające zgody spółki na zbycie lub obciążenie udziałów, zazwyczaj preferowane są w spółkach, w których liczba wspólników jest większa, a osobiste relacje pomiędzy wspólnikami mniej istotne.
Wypłata zaliczki na poczet zysku.
W § 11. umowy spółki istnieją dwa warianty. W obu wariantach spółka może tworzyć kapitały rezerwowy i zapasowy – są to dwa rodzaje tzw. kapitałów własnych spółki. Mogą one zostać wykorzystane np. na inwestycje czy wypłatę wynagrodzenia wspólnikowi za umorzenie jego udziałów. Co do zasady kapitał rezerwowy tworzy niepodzielony zysk netto spółki. W związku z powyższym, w Wariancie B omawianego wzorca umowy znajduje się postanowienie pozwalające zarządowi na wypłacenie zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy (a więc zysku przeznaczonego do wypłaty wspólnikom) za dany rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami prawa, w szczególności spółka posiada wystarczające środki na wypłatę.
Wariant B jest w większości przypadków wariantem preferowanym, ponieważ pozwala na wypłatę zaliczki na poczet zysku bez konieczności czekania na podjęcie przez zgromadzenie wspólników uchwały o podziale zysku za dany rok obrotowy (co może nastąpić najwcześniej po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy).
Organy spółki z o.o.
W § 12. umowy spółki, wspólnicy muszą podjąć decyzję w zakresie wewnętrznej struktury spółki, a więc tego jakie organy mają występować w spółce.
Organami obligatoryjnymi są zarząd oraz zgromadzenie wspólników. Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Zgromadzenie wspólników pełni natomiast rolę najistotniejszego organu spółki, któremu powierzono m.in. takie zdania jak:
1) powoływanie, odwoływanie i zawieszanie członków zarządu,
2) zatwierdzanie sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności spółki sporządzanych przez zarząd,
3) podejmowanie uchwał w przedmiocie podziału zysku lub pokrycia straty,
4) podejmowanie uchwał w przedmiocie połączenia, podziału czy rozwiązania spółki.
Część kodeksowych uprawnień wykonywanych przez zgromadzenie wspólników lub wspólników działających poza zgromadzeniem, może zostać powierzona radzie nadzorczej, o ile organ taki zostanie w spółce powołany.
Rada nadzorcza sprawuje wówczas stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności i składa się z co najmniej 3 członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. W spółkach z radą nadzorczą to właśnie ten organ będzie – działając niejako w interesie wspólników – oceniał sprawozdania finansowe spółki oraz sprawozdania z jej działalności, jak również wnioski zarządu dotyczące podziału zysku lub pokrycia straty. Wyniki tych ocen będą następnie prezentowane przez radę nadzorczą zgromadzeniu wspólników.
Powołanie rady nadzorczej w Wariancie C § 12. wiąże się również z pozbawieniem wspólników prawa indywidualnej kontroli. Prawo indywidualnej kontroli co do zasady przysługuje każdemu ze wspólników i polega na możliwości przeglądania ksiąg i dokumentów spółki w każdym czasie przez wspólnika osobiście lub przez wspólnika wraz z upoważnioną przez niego osobą, a także sporządzania bilansu i żądania wyjaśnień od zarządu w zakresie działalności spółki.
Zdecydowana większość funkcjonujących w obrocie spółek z o.o. nie posiada rady nadzorczej, ponieważ jej istnienie wiązałoby się z nadmiernymi kosztami związanymi z wynagrodzeniem wypłacanym na rzecz jej członków oraz zmniejszeniem bezpośredniego wpływu wspólników na losy spółki. Powołanie rady nadzorczej z wyłączeniem prawa indywidualnej kontroli wspólników może być jednak dobrym rozwiązaniem w przypadku spółek z dużą liczbą wspólników, na przykład w startupach.
Kadencja członków organów sp. z o.o. i liczba członków rady nadzorczej.
W § 13. umowy spółki należy określić:
- długość kadencji członków zarządu,
- W przypadku, gdyby w spółce z o.o. miała również zostać powołana Rada Nadzorcza – także liczbę członków Rady Nadzorczej oraz jej kadencję.
W praktyce zazwyczaj warto wskazać okres kilkuletni, co pozwala na uniknięcie konieczności podejmowania zbyt często uchwał w przedmiocie powołania członków organów na kolejne kadencje.
Nie wyklucza to oczywiście możliwości rezygnacji lub odwołania członka organu z pełnienia funkcji przed upływem kadencji i wygaśnięciem mandatu.
Określenie zasad reprezentacji spółki z o.o.
W § 14. umowy spółki należy podjąć decyzję w zakresie tego jak spółka będzie reprezentowana. Jest to postanowienie o dużym znaczeniu praktycznym, a wybranie Wariantu A lub Wariantu B zależeć powinno przede wszystkim od poziomu zaufania, jakim darzą się przyszli wspólnicy oraz członkowie zarządu.
Pierwszy skład organów spółki z o.o.
W § 15 należy wskazać skład pierwszego zarządu oraz pierwszej rady nadzorczej, o ile zostanie ona powołana.
Rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania przenoszącego dwukrotność kapitału zakładowego.
W § 16 umowy spółki natomiast należy zdecydować, czy rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego spółki wymaga, czy też nie wymaga uchwały wspólników.
Warto mieć przy tym świadomość, że w przypadku rozporządzenia prawem lub zaciągnięciem zobowiązania w braku wymaganej umową spółki uchwały wspólników, czynność taka będzie ważna, jednak członek zarządu lub inna osoba reprezentująca spółkę przy jej dokonaniu może zostać wówczas pociągnięta do odpowiedzialności cywilnej w związku ze szkodą powstałą w majątku spółki wskutek jej dokonania.
Rok obrotowy i możliwość jego wydłużenia.
§ 17. umowy spółki określa jej rok obrotowy. Rok obrotowy to okres, za jaki spółka będzie zobowiązana sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Jeżeli spółka będzie zakładana w drugiej połowie danego roku, wówczas jej pierwszy rok obrotowy będzie mógł zostać wydłużony (i tak np. pierwszy rok obrotowy spółki zawiązanej 1 października 2024 r. może kończyć się 31 grudnia 2025 r.).
Wobec powyższego, w przypadku spółek zakładanych w drugiej połowie roku, zaleca się – w celu uniknięcia konieczności sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności spółki po upływie kilku miesięcy – wydłużenie roku obrotowego.