Czym jest NDA (umowa o zachowaniu poufności)? Rola NDA.
NDA to skrót od „non-disclosure-agreement” i oznacza po prostu umowę o zachowaniu poufności. Umowy o zachowaniu poufności zawierane są zazwyczaj w relacjach między przedsiębiorcami, w związku z planowaną lub istniejącą współpracą.
Celem zawarcia umowy o zachowaniu poufności jest ochrona interesów stron (zabezpieczenie się przed ujawnieniem przez kontrahenta naszej tajemnicy przedsiębiorstwa, udostępnionej kontrahentowi jedynie w celu realizacji wspólnego przedsięwzięcia).
Jest to szczególnie ważne wówczas, gdy trwałość współpracy (albo sam fakt jej zaistnienia) pozostają niepewne, np. wtedy, gdy strony dopiero negocjują zawarcie w przyszłości umowy o współpracy i ustalają wstępne warunki biznesowe i organizacyjne. Jednocześnie tego rodzaju ustalenia zazwyczaj wiążą się z koniecznością ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa każdej ze stron (lub przynajmniej jednej z nich).
Kiedy warto zawrzeć NDA?
Umowę o zachowaniu poufności warto zawszeć zawsze wtedy, gdy w toku współpracy lub negocjacji z kontrahentem zamierzasz ujawnić informacje mogące stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa. Można przyjąć, że tajemnicą przedsiębiorstwa są wszelkie informacje posiadające wartość gospodarczą, które nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się danym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób.
Przykładowo, taką tajemnicą przedsiębiorstwa może być koszt produkcji oferowanego przez spółkę produktu, zasady wynagradzania jej pracowników, czy też dane kontrahentów dostarczających półprodukty wykorzystywane do produkcji towarów.
Jeżeli zatem na pytanie „czy chcę aby informacje przekazywane przeze mnie mojemu kontrahentowi stały się publicznie znane?” odpowiedź brzmi „nie”, konieczne może okazać się zawarcie NDA.
Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?
Umowa zobowiązująca do zachowania poufności powinna przede wszystkim:
- określać co stanowi informacje poufne, ponieważ ogólne odniesienie się do pojęcia „tajemnicy przedsiębiorstwa” zawartej w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji prawie zawsze będzie niewystarczające,
- wskazywać termin obowiązywania,
- przewidywać procedurę postępowania na wypadek ujawnienia informacji poufnych przez którąkolwiek ze stron,
- określać wyjątki od zobowiązania do zachowania poufności, związane z koniecznością realizacji celu współpracy lub z wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
- nakładać na strony zobowiązane do zachowania poufności obowiązek zabezpieczenia informacji poufnych,
- zastrzegać karę umowną na wypadek naruszenia istotnych postanowień umowy o zachowaniu poufności.
Należy również mieć na względzie, że treść umowy o zachowaniu poufności może zawierać dodatkowo postanowienia dotyczące następujących kwestii:
- zobowiązania strony do zawarcia NDA z jej pracownikami lub podwykonawcami,
- wypowiedzenia umowy przed upływem terminu na jaki została zawarta,
- zasad współdziałania stron w sytuacji ujawnienia informacji poufnych z przyczyn nie leżących po stronie którejkolwiek z nich,
- postępowania na wypadek wystąpienia zdarzeń siły wyższej
- rozwiązywania sporów (w tym wskazania sądu właściwego dla ich rozstrzygania) wynikłych na tle realizacji lub interpretacji umowy.
Pamiętaj, że zakres i treść poszczególnych postanowień umowy o zachowaniu poufności jest bardzo indywidualna i nie jest możliwe sporządzenie jednego wzoru NDA, odpowiedniego w każdej sytuacji.
Jakie są skutki naruszenia NDA?
Skutki naruszenia umowy o zachowaniu poufności zależą przede wszystkim od tego, czy strony postanowiły zawrzeć w niej postanowienia dotyczące kar umownych. Najbardziej typowymi skutkami naruszenia zobowiązań NDA są:
- W braku postanowień dotyczących kar umownych – powstanie zobowiązania strony naruszającej do naprawienia wyrządzonej kontrahentowi szkody wynikłej z naruszenia umowy. Wykazanie powstania szkody oraz jej wysokości jest w takim przypadku bardzo trudne (lub wręcz niemożliwe), dlatego powszechną praktyką przy zawieraniu NDA jest zastrzeganie kar umownych na wypadek naruszenia niektórych ich postanowień.
- W przypadku zastrzeżenia kar umownych – powstanie zobowiązania strony naruszającej do zapłaty kary umownej wynikającej z naruszenia, niezależnie od tego, czy takie naruszenie rzeczywiście spowodowało wystąpienie szkody w majątku kontrahenta.
Czy warto zastrzegać w NDA karę umowną?
Zastrzeżenie kary umownej w umowie o zachowaniu poufności jest w praktyce koniecznością, a bez niej umowa taka ma bardzo ograniczoną skuteczność. Wynika to z trudności z jakimi wiążę się udowadnianie powstania i wysokości szkody wynikłej z naruszenia poufności przez stronę umowę w przypadku, gdy takiej kary nie zastrzeżono. Jeżeli zatem jesteś stroną, która ujawnia istotne informacje poufne, zadbaj o to, aby w NDA znalazły się postanowienia dotyczące kar umownych.
Pamiętaj jednak, że nie każde naruszenie umowy powinno wiązać się z koniecznością zapłaty kary umownej. Niektóre z postanowień (np. związane ze zobowiązaniem stron do wzajemnego informowania o zmianie ich adresów do doręczeń) nie wymagają kar umownych i ich zastrzeganie byłoby w takich przypadkach bezcelowe.
Postanowienia dotyczące kar umownych powinny być przy tym sformułowane w sposób jasny i jednoznaczny, co bezpośrednio przekłada się na ich skuteczność.
Trzeba także wiedzieć, że nie zawsze zastrzeżenie bardzo wysokiej kary umownej jest dobrym rozwiązaniem. Niekiedy zastrzeżenie zbyt wysokiej kary umownej może prowadzić do skutku przeciwnego – taka kara umowna może zostać uznana przez sąd (po podniesieniu zarzutu przez pozwanego o jej zapłatę) za rażąco wygórowaną i nieskuteczną, a następnie miarkowana (tj. zredukowana). W ten sposób kara umowna w zastrzeżona w wysokości 1mln złotych może ostatecznie okazać się karą umowną w wysokości 10.000 zł.
Podsumowanie i oferta kancelarii
Zawarcie umowy o zachowaniu poufności stanowi ważny krok zabezpieczający interesy przedsiębiorcy w jego relacjach z kontrahentem. Dlatego sporządzenie lub negocjacje NDA warto powierzyć profesjonalistom.
Koszt sporządzenia profesjonalnej i skutecznej w praktyce umowy o zachowaniu poufności przez Kancelarię w większości przypadków zamyka się w granicach 3000 zł + VAT.