Na czym polega przekształcenie JDG w sp. z o.o. i kiedy warto je przeprowadzić?
Przekształcenie działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną (tzw. jednoosobowej działalności gospodarczej) wpisanej do CEIDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością polega na zmianie formy prowadzonej przez osobę fizyczną działalności gospodarczej. Od dnia przekształcenia, przedsiębiorstwo osoby fizycznej staje się przedsiębiorstwem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w której wszystkie udziały przysługują przedsiębiorcy przekształconemu.
Zastosowanie znajduje tu tzw. zasada kontynuacji, zgodnie z którą spółce powstałej w wyniku przekształcenia JDG przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego i staje się ona m.in. podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg przyznanych przedsiębiorcy przed przekształceniem, o ile ustawa lub decyzja o ich udzieleniu nie stanowi inaczej.
Z praktycznego punktu widzenia, to nadal ta sama osoba kontroluje przedsiębiorstwo (majątek spółki), sama nie będąc już jednak przedsiębiorcą, a wspólnikiem spółki z o.o. Poważnymi zaletami takiego rozwiązania są:
- brak odpowiedzialności wspólnika sp. z o.o. za zobowiązania spółki z o.o. powstałe po dniu przekształcenia,
- oddzielenie majątku osoby fizycznej od majątku spółki przeznaczonego do prowadzenia działalności gospodarczej,
- łatwość pozyskania kapitału poprzez przystąpienie do spółki nowych wspólników i wniesienie przez nich wkładów,
- w przypadku przystąpienia wspólnika (gdy spółka nie jest już spółką jednoosobową) – brak konieczności opłacania składek do ZUS przez wspólnika,
- łatwość w sprzedaży biznesu lub przeniesienia go np. na członka rodziny (w części lub w całości),
- spółka z o.o. jest formą prawną rozpoznawalną dla kontrahentów zagranicznych.
Oczywiście, jak każde rozwiązanie, posiada ono także swoje wady. Pośród nich należy wymienić:
- nieznacznie wyższy koszt obsługi rachunkowej, związany m.in. z koniecznością corocznego sporządzania sprawozdania finansowego,
- konieczność zaprojektowania struktury pozwalającej na uniknięcie podwójnego opodatkowania.
Zobacz też zalety i wady spółki z o.o. (odrębny artykuł).
Sporządzenie planu przekształcenia
Pierwszym krokiem po podjęciu decyzji o przekształceniu JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest sporządzenie planu przekształcenia. Plan przekształcenia to dokument sporządzony w formie aktu notarialnego, w którym przedsiębiorca wskazuje na zamiar i swojego przekształcenia i sposób w jaki ma ono nastąpić, a nadto określa wartość bilansową przedsiębiorstwa na dzień przypadający w miesiącu poprzedzającym jego sporządzenie.
Załącznikami stanowiącymi integralną część planu przekształcenia są:
- projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – oświadczenie to przedsiębiorca złoży na późniejszym etapie, w formie aktu notarialnego, po zbadaniu planu przekształcenia przez biegłego rewidenta,
- projekt aktu założycielskiego (który odpowiada swoją treścią umowie spółki z o.o.),
- wycena majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
- sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na ten sam dzień co wycena majątku przedsiębiorcy (w praktyce oba te dokumenty finansowe sporządzane są najczęściej przez księgowego obsługującego przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną).
O tym jak w szczegółach wygląda plan przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w sp. z o.o. możesz dowiedzieć się z mojego filmu opublikowanego na YouTube, umieszczonego poniżej. (Jeśli nie widzisz filmu poniżej, wyraź zgodę na korzystanie przez tę stronę z plików cookies, klikając ikonę w lewym dolnym rogu ekranu).
Badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta
Kolejnym krokiem, następującym bezpośrednio po sporządzeniu planu przekształcenia, jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wyznaczenie biegłego w celu zbadania planu przekształcenia.
Ze względu na fakt, że termin w jakim biegły rewident powinien zbadać plan przekształcenia i sporządzić opinię w zakresie jego poprawności i rzetelności może wynieść maksymalnie aż 2 miesiące od dnia jego wyznaczenia (a samo wyznaczenie biegłego może zająć sądowi do 2 tygodni), w praktyce zalecamy – przed złożeniem wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta – kontakt z biegłym rewidentem i zawarcie z nim umowy o zbadanie planu przekształcenia.
Po takich ustaleniach należy uzyskać od biegłego rewidenta oświadczenie, w którym biegły potwierdzi, że zbada plan przekształcenia, a wynagrodzenie za tę czynność zostanie rozliczone bezpośrednio z przedsiębiorcą przekształcanym. Oświadczenie to powinno zostać wysłane wraz z wnioskiem o wyznaczenie biegłego dla celu zbadania planu przekształcenia do sądu.
Pozwala to na znaczne skrócenie procedury wyznaczenia biegłego i badania planu przekształcenia (nawet do około 2 tygodni).
Złożenie oświadczenia o przekształceniu JDG w spółkę z o.o.
Po uzyskaniu pozytywnej opinii biegłego w zakresie poprawności i rzetelności planu przekształcenia (w praktyce autora tego tekstu nie zdarzyło się, aby opinia była inna 
) przedsiębiorca powinien złożyć oświadczenie o przekształceniu w spółkę z o.o. w formie aktu notarialnego.
W treści oświadczenia (którego projekt stanowił załącznik do planu przekształcenia) przedsiębiorca ostatecznie potwierdza zamiar przekształcenia w spółkę z o.o. na zasadach określonych w planie przekształcenia.
Poza kwestiami wynikającymi już z planu przekształcenia, w oświadczeniu o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę wskazane zostaną m.in. siedziba i wysokość kapitału zakładowego spółki przekształconej, a także główne składniki majątku tworzące przedsiębiorstwo przekształcanego przedsiębiorcy.
Powołanie członków organów spółki
Wraz ze składaniem oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę z o.o. następuje najczęściej także powołanie członków organów tej spółki (a raczej, w zdecydowanej większości przypadków – jednego organu w postaci jej zarządu).
Powoływanie rady nadzorczej nie sensu w przypadku zdecydowanej większości przekształceń JDG w sp. z o.o., chyba przekształcenie jest jedynie wstępnym etapem większej reorganizacji, po którym ma nastąpić etap przystąpienia wielu wspólników (inwestorów). W takim przypadku na tym etapie następuje również powołanie pierwszych członków rady nadzorczej.
Wpis spółki z o.o. do Krajowego Rejestru Sądowego
Kolejnym krokiem jest sporządzenie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych wniosku o rejestrację spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym. Do wniosku należy dołączyć całą wskazaną dotychczas w niniejszej instrukcji dokumentację, a także dokumenty takie jak m.in. oświadczenie zarządu o pokryciu kapitału zakładowego, dokument obejmujący dane jedynego wspólnika czy oświadczenie w przedmiocie statusu przedsiębiorcy, wskazujące czy jest/nie jest on cudzoziemcem w rozumieniu o ustawy nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
Sąd po otrzymaniu wniosku nada sprawie sygnaturę i powierzy jej rozpoznanie referendorzowi sądowemu. Na wpis w Rejestrze (a tym samym powstanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) trzeba zazwyczaj oczekiwać do około miesiąca.
W praktyce, ze względów organizacyjnych, w piśmie stanowiącym załącznik do wniosku warto wskazać konkretny dzień, w którym nastąpić ma wpis przekształcenia. Zmiana formy prawnej prowadzonej działalności wiąże się bowiem z koniecznością dokonania zmian organizacyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa (jak np. zmiana w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, przejście zakładu pracy na nowy podmiot – w przypadku zatrudniania pracowników, zmiana stosowanych szyldów i pieczęci).
Doświadczenie autora uczy, że sądy chętnie przychylają się do takich wniosków i rejestrują wpis spółek w datach podawanych przez wnioskodawców.
Wykreślenie przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną z CEIDG
Wraz z rejestracją spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o wykreślenie go z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIGD). Osoba fizyczna z chwilą przekształcenia prowadzonej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością traci bowiem status przedsiębiorcy.
Wykreślenie z CEIDG powinno nastąpić w ciągu 24 godzin od chwili złożenia wniosku (chyba że wniosek składamy w piątek lub przed dniem ustawowo wolnym od pracy – wówczas należy odczekać do najbliższego dnia roboczego).
Czynności po przekształceniu – zgłoszenia rejestracyjne VAT-R, NIP-8 i CRBR
Po wpisie spółki w Krajowym Rejestrze Sądowy, konieczne jest jeszcze złożenie do właściwego urzędu skarbowego wniosku o rejestrację spółki jako podatnika czynnego podatku od towarów i usług (VAT) na urzędowym formularzu VAT-R. Po nadaniu spółce numeru NIP (co powinno nastąpić w dniu przekształcenia lub najwyżej na drugi dzień po nim) do urzędu skarbowego należy także złożyć wniosek aktualizacyjny na formularzu NIP-8, w którym ujawnimy numer rachunku bankowego spółki.
Ponadto zarząd spółki zobowiązany jest do dokonania zgłoszenia rejestracyjnego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (będzie nim niemal zawsze jedyny wspólnik spółki z o.o.).
Podsumowanie kosztów przekształcenia i niezbędnego czasu + Oferta Kancelarii
Na koszt przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną w spółkę z o.o. składają się:
- opłaty sądowe: 900 zł ( a) 300 zł – wniosek o wyznaczenie biegłego rewidenta w celu zbadania planu przekształcenia, b) 600 zł – wniosek o wpis przekształcenia do KRS),
- koszt opinii biegłego rewidenta – od kilku tysięcy złotych (w większości przypadków),
- koszt czynności notarialnych – około 2000 zł
- koszt obsługi prawnej – zazwyczaj 4500-7000 zł (sporządzenie projektu planu przekształcenia wraz z załącznikami (poza dokumentacją rachunkową) + wszelkich wniosków opisanych w niniejszej instrukcji, a także stosownych zawiadomień w związku z przekształceniem).
Cała procedura przekształcenia (od kontaktu z Kancelarią do wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego) zajmuje zazwyczaj do 2-3 miesięcy.